1. Arrivare in ritardo. Essere poco puntuali potrebbe mettere a repentaglio la giornata lavorativa ancor prima che inizi. Un recente studio della University of Washington's Foster School of Business ha evidenziato che i capi tendono a giudicare i dipendenti che arrivano in ritardo poco coscienziosi e a valutare diversamente le loro prestazioni anche se per recuperare escono dall'ufficio più tardi.

2. Non dare il Buongiorno ai colleghi. Conversare un po' con i colleghi permette di creare un ambiente piacevole per se stessi e per le persone con le quali si lavora. "Se sei il capo e non saluti mai la tua squadra - afferma Lynn Taylor, esperto delle dinamiche sul posto di lavoro - la tua apparente incapacità di comunicazione può minare le tue competenze professionali". Anche se non siete un capo, rimanere seduti in silenzio alla vostra scrivania può farvi apparire meno disponibili agli occhi dei colleghi.

3. Mettersi a bere il caffè. Se non siete tra quelli che bevono il caffè appena svegli, probabilmente lo prendete appena arrivati in ufficio. Ma alcune ricerche suggeriscono che l'ora migliore in cui bere caffè sia alle 9.30. Questo perché il cortisolo, definito 'ormone dello stress', che regola l'energia nell'organismo raggiunge il picco tra le 8 e le 9 del mattino. Quando si assume caffè in questo orario il corpo inizia a produrre meno cortisolo e a dipendere dalla caffeina. Quando, alle 9.30 i livelli di cortisolo iniziano ad abbassarsi, bere caffè può rivelarsi utile per essere più produttivi.

4. Rispondere subito a tonnellate di email. Una volta seduti alla scrivania, si ha la tentazione di tuffarsi subito nel flusso di email ricevute durante la notte. Ma secondo gli esperti i primi 10 minuti al lavoro dovrebbero essere spesi per leggere le mail. Ciò permette di valutare se c'è qualcosa di urgente a cui rispondere subito o se può aspettare.

5. Buttarsi a capofitto nel lavoro senza avere uno schema mentale definito. Prima di cominciare a lavorare è sempre meglio avere un'idea di come organizzare la giornata, ad esempio scrivere una lista delle priorità e delle cose da fare. E' consigliabile anche controllare il calendario per verificare eventuali eventi programmati in precedenza, così come telefonate e conferenze.

6. Liberarsi dei compiti più semplici per primi. Secondo gli esperti l'energia e la concentrazione tendono ad allentarsi man mano che la giornata avanza. Ecco perché risulta cruciale svolgere i compiti più importanti il prima possibile e lasciare le questioni più semplici per ultime.

7. Essere Multitasking. Avere molte energie la mattina può farvi sembrare capaci di fare un milione di cose nello stesso momento. Ma essere multitasking può pesare sulla qualità del lavoro e quindi è sempre meglio fare una cosa alla volta.

8. Avere sempre pensieri negativi. Se prima di arrivare a lavoro avete avuto problemi con il vicino in metro o una discussione con il vostro partner non fatevi distrarre da questi episodi e metteteli in una 'scatola separata', come suggeriscono gli esperti. Se necessario, potrete sempre tornarci su dopo il lavoro.

9. Fare una riunione. Le riunioni al mattino potrebbero rivelarsi una grande perdita delle proprie risorse cognitive. Secondo Laura Vaderkam, autrice del libro 'Cosa fanno le persone di successo prima di colazione', la mattina dovrebbe essere dedicata ai compiti che richiedono una concentrazione maggiore, come scrivere.

10. Non avere una routine stabile. Secondo gli scienziati le risorse cognitive che abbiamo sono limitate, quindi è meglio usarle in modo saggio. Se si passano i primi minuti del giorno a decidere se bere il caffè, rispondere a tutte le email o tuffarsi in un progetto si avrà meno energia mentale per sedersi e lavorare su quel progetto. Attenersi a una routine fa sì che il cervello attivi una specie di 'pilota automatico' così da poter usare tranquillamente la propria energia mentale.

"L’attuale attività d’ufficio spesso non consiste in volumi di lavori di massa caratterizzati da semplicità e ripetitività. Queste attività vengono sempre più date in outsourcing a piccole imprese di servizi. Le imprese trattengono per sé i lavori più difficili da esternalizzare in quanto a maggior contenuto professionale. Ne consegue che le prestazioni richieste all’operatore consistono maggiormente nella soluzione di problemi che nell’applicazione di procedure ripetitive".

La realtà è che: "Qualche volta per migliorare le prestazioni di una struttura proviamo ad immettere un giovane brillante nella speranza che serva da traino in situazioni stagnanti. Quasi mai otteniamo risultati positivi. L’intervento da fare è nei confronti della struttura nel suo insieme. Qualora un dipendente spicchi sugli altri per capacità ed efficienza, si realizza una sorta di effetto calamita. E’ in questi casi che si realizza il paradosso 'carica l’asino, finché non si adegua'".

"Le capacità e l'estro del singolo <afferma Pasquarella> non sopravvivono in strutture mediocri. Al contrario, quando il gruppo esprime una media elevata, anche la punta verso il basso tenderà a spingersi verso l’alto o a cercare un’altra occupazione. Per questo, per migliorare la produttività di un ufficio ad alta intensità di conoscenza non serve intervenire sulle punte, ma occorre lavorare sul suo insieme".

A detta degli esperti, però esiste anche un paradosso anche sull'incompetenza: "Esiste in molti di noi, una sorta di paradigma attraverso il quale si ritiene che più tempo ci si mette e più un problema è difficile oppure meglio viene svolto. Avere come riferimento il tempo significa accettare concetti come: 'Più tempo impieghi e più è difficile il compito'. Questo messaggio viene letto così: 'Più tempo impiego e più viene valorizzato il mio lavoro', oppure 'Che lavoro difficile e complesso sto facendo, la mia competenza non ha prezzo'. E di conseguenza: 'Più si è incompetenti e più si vale'".

"La mentalità che ne consegue -aggiunge- disincentiva l’operatore a migliorare se stesso, a trovare nuovi metodi che rendano più celere o efficiente l’attività (non dimentichiamo che il processo intellettuale non è industrialmente predefinito ma determinato dall’operatore) e, nel lungo periodo, rende questo operatore improduttivo".

"La colpa di ogni inefficienza sarà attribuita al tempo, sempre troppo poco rispetto alle cose da fare. La soluzione che automaticamente affiora è che occorrono più persone che, una volta assunte, non potranno che aumentare l’inefficienza dell’ufficio".

"L’unica soluzione è, invece, quella -sottolinea- di premiare la competenza invogliando ognuno ad essere più efficiente e dimostrando che il risultato dell’efficienza va anche a suo beneficio. Vi devono, infatti, essere precisi interessi, stimoli e incentivi al miglioramento che impongono lo sganciamento dalla trappola temporale".

"Alcune aziende - ricorda - finiscono con il concordare con i propri dipendenti il tempo per il raggiungimento di un determinato risultato atteso. L’efficienza, in questo caso, va anche a vantaggio del dipendente, che potrà impiegare l’eventuale tempo che gli avanza in attività o progetti che lo interessano".

Angelo Pasquarella sostiene, inoltre, che "se si vuole lavorare non bisogna venire in ufficio". "Molte aziende - riferisce - sono recentemente arrivate ad imporre ai propri dipendenti il lavoro a casa per due giorni alla settimana, alleggerendo i costi e costringendo i collaboratori a comportamenti più autonomi e pianificati. Nonostante ciò, molte imprese stentano nell’adottare atteggiamenti flessibili sull’orario: si lavora solo se si è presenti".

"La presenza -assicura l'esperto- è necessaria nella produzione di beni materiali, che non possono che essere prodotti in un luogo materiale. Ci portiamo dietro radicati modelli mentali e siamo orientati comunque alla fisicità del luogo produttivo, anche come espressione della fatica e delle sofferenze legate all’applicazione della gerarchia che, ai nostri occhi, appare giustificare il nostro reddito".

Per questo, conclude, "nel lavoro postindustriale, anche quando non ve ne sarebbe bisogno, siamo istintivamente portati a doverci posizionare in un luogo deputato al lavoro, diverso da quello associato al concetto di riposo: se lavoriamo a casa ci sembra di non aver lavorato".